Politique de confidentialité

Protection des renseignements personnels

L’AGENCE est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi »). À ce titre, elle s’efforce de préserver les normes de confidentialité les plus élevées concernant les renseignements personnels de ses clients, fournisseurs et autres entreprises.

Cela inclut les informations recueillies dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment par l’intermédiaire :

• Du site web de l’AGENCE (le « Site Web »)
• De ses réseaux sociaux
• De ses publicités
• De ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC)
• De ses systèmes de Gestion Électronique des Documents (GED)

Tout cela est fait conformément aux obligations de la Loi.

Qu’entend-on par « renseignements personnels » ?

Un renseignement personnel est toute information concernant une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement.

Cela peut inclure :

• Nom et prénom
• Adresse domiciliaire
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale
• Données d’une pièce d’identité
• Renseignements sur les revenus
• Situation matrimoniale

Les principes de protection ci-dessous s’appliquent à la collecte, l’utilisation et la transmission des renseignements personnels fournis via le Site Web.

1. Responsabilité

L’AGENCE est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de son activité de courtage immobilier.

Pour cela, elle a mis en place :

• Une politique de confidentialité
• Des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels

Ces politiques régissent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des données personnelles.

2. Collecte de renseignements personnels

L’AGENCE ne collecte que les renseignements strictement nécessaires à l’exercice de son activité, notamment :

• Pour la réalisation d’une transaction immobilière
• Pour la gestion des dossiers clients
• Pour la surveillance professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ)

Groupe Sutton Synergie Inc. (ci-après « L’AGENCE ») fournit un environnement web sécurisé à ses utilisateurs.

Elle invite son personnel et ses collaborateurs à expliquer de manière claire aux clients les raisons de la collecte de leurs données personnelles afin de garantir une transparence totale.

L’AGENCE privilégie l’utilisation des formulaires standardisés élaborés par l’OACIQ pour la collecte des renseignements.

Elle peut également recueillir ces informations :

• Verbalement, lors d’échanges avec les personnes impliquées dans une transaction
• Via divers documents soumis, tels que :
  • Pièces d’identité
  • Documents financiers
  • Procurations

3. Utilisation et communications des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but notamment de détecter et de prévenir une fraude ou dans le but de fournir un service à la personne concernée.

L’AGENCE peut être tenue de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [le FARCIQ], le Fonds d’indemnisation du courtage immobilier du Québec [le FICI]), aux professionnels, aux institutions financières ou de vérification de crédit ainsi qu’aux fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (GED) ainsi qu’à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

L’AGENCE peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, l’AGENCE établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin. Le cocontractant doit également s’obliger à collaborer avec l’AGENCE en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer les renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’AGENCE tient compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation et des mesures de protection dont ceux-ci bénéficieront à l’extérieur du Québec. L’AGENCE ne communiquera les renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre que ceux-ci bénéficieront d’une protection adéquate dans l’endroit où ils doivent être communiqués.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’AGENCE doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’AGENCE l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

5. Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’AGENCE applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Les données personnelles recueillies seront stockées notamment sur des serveurs et dans des systèmes de gestion électronique des données disposant des mécanismes et utilisant des normes reconnues en matière de protection pour assurer la sécurité des renseignements personnels que ses clients, fournisseurs et les autres entreprises lui fournissent dans le cadre de ses actes de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, par l’entremise du Site Web, de ses réseaux sociaux, de ses publicités ainsi que pour les fins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (GRC) et de Gestion Électronique des Documents (GED) et ce selon les obligations lui incombant aux termes de la Loi.

Incident de confidentialité

Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

L’AGENCE ou le COURTIER a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

6. Rôles et responsabilités

A. L’AGENCE, son personnel, les membres, son équipe ou tout adjoint administratif

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information.
• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité.
• Dispose de méthodes uniformisées de classement et de conservation des documents contenant des renseignements personnels.
• Gère les accès physiques et informatiques aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels.

B. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, l’AGENCE a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels. Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels :

• Assume la gestion des incidents de confidentialité.
• Traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels.
• Est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels.

C. Membres du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif

Un membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de l’AGENCE peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.

Le membre du personnel, de l’équipe ou tout adjoint administratif de l’AGENCE :

• S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus par l’AGENCE.
• Se conforme à toutes les politiques et directives de l’AGENCE sur la gestion des renseignements personnels.
• Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par l’AGENCE.
• Signale immédiatement à son supérieur tout acte susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

7. Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’AGENCE. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. Elle peut également demander de transférer à un tiers, par voie électronique, les données personnelles que l’AGENCE détient sur elle.

L’AGENCE peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca).

8. Plaintes

Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par l’AGENCE. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée. Pour faire une demande d’accès, de rectification de vos renseignements personnels ou toute autre demande à laquelle vous avez droit ainsi que pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Yvon Cousineau

Groupe Sutton Synergie Inc.

472 Rue Notre-Dame Bureau 300 Repentigny, QC J6A 2T5

(450) 585-0999

ycousineau@sutton.com ↗